Codice Etico
INTRODUZIONE
NEOS s.r.l. si e dotata di un codice etico al fine di individuare con chiarezza e trasparenza i principi e i valori cui si ispira nel perseguire il proprio oggetto sociale, ma anche di evidenziare gli strumenti e i mezzi idonei a far sì che gli stessi siano rispettati.
A tal fine NEOS intende perseguire le proprie finalità operando non solo nel rispetto di tutte le leggi vigenti nell’ambito territoriale in cui opera, ma anche nel rispetto dei principi di onestà, rettitudine, lealtà, buona fede, diligenza, correttezza, trasparenza, imparzialità e riservatezza.
Si tratta di principi e valori imprescindibili per NEOS ai quali si impegna ad uniformarsi e a pretendere che ad essi si uniformino i suoi dipendenti, consulenti, agenti, fornitori e quanti altri abbiano qualsiasi rapporto con la nostra società.
Il rispetto dei principi e dei valori del codice etico di NEOS vale non solo a consentire un corretto funzionamento, ma anche a garantirne la reputazione e l’affidabilità che rappresentano presupposti imprescindibili del suo attuale successo e del suo sviluppo futuro.
MISSION E VISION
Divenire leader nella nostra attività e protagonista nel nostro segmento di mercato, orientata alla qualità del servizio, con l’obiettivo di soddisfare i clienti e di valorizzare tutte le persone che lavorano con e per NEOS
GLI STAKEHOLDERS
Uno dei capisaldi della teoria della Responsabilità Sociale di Impresa (Corporate Social Responsibility) è che l’azienda non è un’entità a se stante, bensì è un’organizzazione che vive di rapporti, di relazioni con una serie di soggetti o “attori sociali” con i quali condivide degli interessi: gli “stakeholders“.
Questi “portatori di interesse” sono soggetti, sia interni che esterni all’organizzazione dell’azienda, che sono influenzati o influenzano l’attività dell’azienda, durante il suo normale operare sul mercato: dai rapporti con i fornitori per la ricerca e l’acquisto delle materia prime, alle relazioni coi propri clienti durante la vendita, il pagamento dei beni/servizi ceduti/erogati e l’eventuale assistenza post-vendita.
La norma ISO9000:2000 definisce gli stakeholders, in maniera similare alla RSI, come: “persona o gruppo di persone aventi un interesse nelle prestazioni o nel successo di un’organizzazione”, il cui consenso e fiducia influenzano quindi le performance di impresa.
Il rispetto e l’attenzione al ruolo e alle istanze degli stakeholders, nell’ambito di una più ampia politica di RSI, consente all’azienda di meglio qualificare la propria offerta, nell’ambito del mercato di riferimento.
GLI STAKEHOLDERS
Uno dei capisaldi della teoria della Responsabilità Sociale di Impresa (Corporate Social Responsibility) è che l’azienda non è un’entità a se stante, bensì è un’organizzazione che vive di rapporti, di relazioni con una serie di soggetti o “attori sociali” con i quali condivide degli interessi: gli “stakeholders“.
Questi “portatori di interesse” sono soggetti, sia interni che esterni all’organizzazione dell’azienda, che sono influenzati o influenzano l’attività dell’azienda, durante il suo normale operare sul mercato: dai rapporti con i fornitori per la ricerca e l’acquisto delle materia prime, alle relazioni coi propri clienti durante la vendita, il pagamento dei beni/servizi ceduti/erogati e l’eventuale assistenza post-vendita.
La norma ISO9000:2000 definisce gli stakeholders, in maniera similare alla RSI, come: “persona o gruppo di persone aventi un interesse nelle prestazioni o nel successo di un’organizzazione”, il cui consenso e fiducia influenzano quindi le performance di impresa.
Il rispetto e l’attenzione al ruolo e alle istanze degli stakeholders, nell’ambito di una più ampia politica di RSI, consente all’azienda di meglio qualificare la propria offerta, nell’ambito del mercato di riferimento.
Un’azienda ha a che fare continuamente con i propri stakeholders, che possono essere:
Stakeholders Interni:
• Azionisti
• Lavoratori, Pensionati e Familiari
• Management
Stakeholders Esterni:
• Fornitori
• Investitori/Risparmiatori (piccoli azionisti)
• Partner
• Concorrenti
• Clienti
• Consumatori ed Associazioni di consumatori
• Istituzioni Pubbliche
• Gruppi ambientalisti ed umanitari
• Sindacati
• Collettività/Mass-media
• Opinione pubblica
• Residenti nell’area geografica del sito produttivo
• Le generazioni future
Le politiche di RSI e soprattutto le buone pratiche socialmente responsabili qualificano i rapporti azienda-stakeholders, gestendoli in maniera consapevole, come una nuova ed ulteriore leva della gestione aziendale, spingendo le aziende ad adottare una politica di coinvolgimento degli stakeholders nella gestione aziendale, attraverso la:
• mappatura dei principali “portatori di interesse”;
• comprensione dei bisogni ed interessi degli stakeholders di riferimento;
• coinvolgimento degli stakeholders (informazione, formazione e condivisione degli obiettivi);
• creazione di una dialogo continuo e gestione delle relazioni (tramite la creazione di tavoli “multistakeholder” di confronto per capire meglio le aspettative dei propri stakeholders e porre le basi per un loro coinvolgimento più stretto nella vita aziendale);
• rendicontazione dell’attività aziendale nei confronti degli stakeholders (attraverso l’uso di strumenti quali il Codice Etico, piuttosto che il Bilancio Sociale, Ambientale o di Mandato).
La correlazione positiva tra performance sociali e finanziarie, cioè tra gli indicatori finanziari e le politiche di RSI dimostra in maniera inequivocabile che non c’è crescita economica slegata al benessere sociale. Ed il benessere sociale si raggiunge solo attraverso una politica sociale che coinvolga dal basso i propri stakeholders.
DESTINATARI ED AMBITO DI APPLICAZIONE
Il Codice Etico si rivolge a tutti gli “stakeholders” di NEOS (in seguito denominati “destinatari”).
Il Codice definisce le regole di comportamento che dovranno essere rispettate nel corso dell’espletamento delle attività professionali e rappresenta le linee guida da seguire nei rapporti con i colleghi e nelle relazioni con clienti, fornitori e partner, con le altre Aziende, con Enti e Istituzioni Pubbliche, con le Organizzazioni politiche e sindacali e con gli organi di informazione.
NEOS si impegna a diffondere il Codice a tutti i destinatari, che saranno tenuti ad osservane i contenuti, ed a predisporre ogni possibile strumento che ne favorisca la piena applicazione.
PRINCIPI GENERALI
I rapporti e i comportamenti, a tutti i livelli aziendali, devono essere improntati a principi di onestà, rettitudine, lealtà, buona fede, diligenza, correttezza, trasparenza, imparzialità e riservatezza.
I destinatari devono evitare attività, anche occasionali, che possano configurare conflitti con gli interessi di NEOS o che potrebbero interferire con la capacità di assumere decisioni coerenti con gli obiettivi aziendali.
In particolare, tutti i destinatari sono tenuti a:
• evitare situazioni in cui gli interessi personali possano generare conflitti di interesse con quelli della società;
• non perseguire, nell’espletamento della propria attività lavorativa, interessi personali in conflitto con gli interessi della società;
• non utilizzare, a proprio beneficio o a beneficio di terzi, in modo diretto o indiretto, opportunità di business destinate alla Società;
• non accettare donazioni, favori o utilità di alcun genere, ad eccezione degli omaggi e degli atti di cortesia commerciale di modico valore purché non siano finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio;
• non effettuare donazioni in denaro o in beni, ad eccezione degli omaggi e degli atti di cortesia commerciale di modico valore;
• non trattare affari in concorrenza con la Società;
• operare nei rapporti con i terzi in conformità alla legge, alle regole di comportamento del presente Codice, alle norme e alle procedure interne;
• non utilizzare informazioni avute in occasione dello svolgimento delle proprie funzioni aziendali per acquisire vantaggi in modo diretto o indiretto ed evitarne ogni uso improprio e non autorizzato;
• non porre in essere comportamenti che possano avvantaggiare Aziende concorrenti.
Nel caso vi siano dubbi sulla condotta da adottare, ciascun destinatario è tenuto a rivolgersi al proprio responsabile, se dipendente, ovvero al proprio referente aziendale, se soggetto diverso.
TUTELA DEL PATRIMONIO AZIENDALE E TENUTA DELLE INFORMAZIONI
Ciascun destinatario è responsabile della protezione e della conservazione dei beni aziendali, materiali e immateriali, avuti in affidamento per l’espletamento dei propri compiti, nonché del loro utilizzo in modo proprio e conforme ai fini aziendali.
Le informazioni che confluiscono nei report periodici e nella contabilità, sia generale che analitica, devono attenersi ai principi di trasparenza, correttezza, completezza e accuratezza.
A tal proposito ciascun destinatario è tenuto a collaborare alla rappresentazione corretta delle attività aziendali.
I destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze delle informazioni e della documentazione sono tenuti a riferire tali situazioni agli organi preposti alla verifica tramite il proprio responsabile, se dipendente, ovvero il proprio referente aziendale, se soggetto terzo.
Le informazioni e i documenti, i dati e le conoscenze, possono essere acquisiti, usati o comunicati solo dalle persone autorizzate in via generale, per posizione aziendale o funzione, ovvero specificamente incaricate.
TUTELA DEI LUOGHI DI LAVORO
La società si impegna a garantire, nel rispetto della legislazione vigente a tutela delle condizioni di lavoro, un ambiente di lavoro adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute dei dipendenti adottando tutte le misure necessarie.
I destinatari si impegnano a rispettare le misure di prevenzione e sicurezza poste in essere.
TUTELA AMBIENTALE
La Società, fermo restando la normativa applicabile, adotta tutte le misure finalizzate a ridurre l’impatto ambientale delle proprie attività.
Si impegna a porre in essere misure volte a sensibilizzare l’attenzione ed il rispetto dell’ambiente da parte di tutti i destinatari.
LE NORME ETICHE NEI CONFRONTI DI TERZI
Rapporti con i clienti e con i fornitori
Nei rapporti con i clienti e i fornitori ciascun destinatario rappresenta l’Azienda, di cui è parte integrante. L’attenzione al cliente è perseguita con competenza, professionalità, cortesia, trasparenza, correttezza ed imparzialità, nella consapevolezza che è importante garantire la soddisfazione delle aspettative e consolidare la fiducia in NEOS.
L’eccellenza dei prodotti e dei servizi offerti e la disponibilità a garantire una risposta immediata e qualificata alle richieste, costituiscono gli elementi distintivi del rapporto dell’Azienda con la clientela.
Le relazioni commerciali con i fornitori si svolgono nel rispetto dei criteri di imparzialità, economicità, trasparenza, lealtà e correttezza, evitando rapporti che possano generare vantaggi personali o conflitti di interesse.
La scelta dei fornitori è realizzata nel rispetto dei criteri di opportunità, efficienza ed economicità per NEOS.
Rapporti con istituzioni e pubblica amministrazione, enti, associazioni, organizzazioni politiche e sindacali
I rapporti con Istituzioni e Pubblica Amministrazione, Enti, Associazioni, Organizzazioni politiche e sindacali sono ispirati ai principi di correttezza, imparzialità ed indipendenza e sono riservati alle funzioni aziendali competenti.
Fatte salve le prerogative sindacali previste dalla normativa di legge e di contratto vigenti, ciascun destinatario deve essere consapevole che l’eventuale coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese ed in conformità alle leggi.
La Società non eroga contributi diretti o indiretti a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni, di carattere politico o sindacale, né ai loro rappresentanti.
Rapporti con gli organi di informazione e rappresentanza della società
I rapporti dell’Azienda con gli organi di informazione sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali preposte, oppure ai destinatari dalle stesse espressamente autorizzati, e devono essere svolti in coerenza con le strategie aziendali di comunicazione.
Le informazioni e le comunicazioni devono essere corrette, chiare e tra loro omogenee, ferme restando le esigenze di riservatezza richieste dalla conduzione del business.
La partecipazione, in nome o in rappresentanza della Società, ad eventi, a comitati ed associazioni di qualsiasi tipo, siano esse scientifiche, culturali o di categoria, deve essere regolarmente autorizzata e coordinata, nel rispetto delle procedure.
SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E VIOLAZIONE DEL CODICE
Il sistema di controllo interno è realizzato attraverso l’insieme degli strumenti e delle procedure necessarie a indirizzare, gestire e verificare le attività di NEOS, orientandole al raggiungimento degli obiettivi aziendali ed alla prevenzione dei relativi rischi.
Il sistema di controllo nel suo insieme contribuisce a garantire il rispetto delle leggi, delle procedure interne, delle strategie e delle politiche aziendali, il conseguimento degli obiettivi prefissati, la tutela del patrimonio materiale e immateriale dell’Azienda, la gestione aziendale secondo criteri di efficacia e di efficienza, nonché l’attendibilità delle informazioni contabili e gestionali verso l’interno e l’esterno dell’Azienda.
A tal fine ogni operazione e transazione, debitamente autorizzata e registrata, è verificabile con il supporto di adeguata documentazione.
La responsabilità del buon funzionamento del sistema di controllo interno è riferita a tutti i destinatari del Codice, nell’ambito delle funzioni svolte.
Ciascun dipendente è tenuto ad informare con tempestività il proprio responsabile diretto dell’insorgenza di dinamiche che possano interferire sulla corretta gestione dell’attività lavorativa.
L’efficacia e la funzionalità del sistema di controllo interno sono garantite dalle attività di vigilanza e controllo svolte dalle funzioni aziendali competenti.
La violazione del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con NEOS e può portare all’attivazione di azioni legali e all’adozione di provvedimenti, nei confronti dei destinatari, in coerenza con le disposizioni di legge e con i previsti regimi contrattuali.